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 第一章  总则

  第一条 根据《基金会管理条例》(国务院令第400号)和《辽宁省辽宁石油化工大学教育发展基金会章程》,为规范辽宁省辽宁石油化工大学教育发展基金会(以下简称基金会)的档案管理,特制定本办法。
  第二条 基金会各类收发文件,由基金会办公室备案登记,随时收发,随时登记。
  第三条 调阅存管档案资料和正在撰写中的文件,要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时,需持有正式文件或证明材料,经理事长或秘书长签字同意后方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。
  第四条 各科室应将项目资料汇集、归类和建档存管,杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。
  第五条 基金会办公室在项目计划完成后,应及时将项目档案进行备份,并将项目档案原件归类存放。

  第二章  文件材料的收集管理

  第六条 坚持收集、管理文件材料制度。指定专(兼)职人员,负责管理文件材料,并保持相对稳定。
  第七条 凡基金会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件),一律由基金会办公室统一收集管理。
  (一)基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动后,应将主要文件资料办理归档手续;
  (二)本基金会召开会议,由基金会办公室指定专人将会议材料、音像档案等办理归档手续。
  第八条 专(兼)职档案管理人员的职责:
  (一)熟悉工作业务,掌握文件材料的归档范围,收集管理相关的文件材料;
  (二)认真执行平时归档制度,对承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕。
  (三)承办人员借用文件材料时,应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

  第三章  归档范围

  第九条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
  第十条 与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。
  第十一条 基金会对外发文及与有关单位来往的文件。
  第十二条 基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
  第十三条 基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
  第十四条 基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
  第十五条 基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

  第四章  平时归卷

  第十六条 建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。
  第十七条 本办法由教育发展基金会办公室负责解释。
  第十八条 本办法自公布之日起施行。

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